REGULAMIN
funkcjonowania Programu „Uczenie się przez całe życie”
(Lifelong Learning Programme Erasmus – LLP/Erasmus)
na Uniwersytecie Papieskim Jana Pawła II w Krakowie
dla studentów / doktorantów (wyjazdy na część studiów)

§ 1
1. Program LLP/Erasmus obejmuje tylko te ośrodki, z którymi Uniwersytet Papieski Jana Pawła II w Krakowie zawarł stosowne umowy dwustronne.
2. Odpowiedzialnym za program LLP/Erasmus w UPJPII jest Uczelniany Koordynator Programu powoływany przez Rektora.
3. Stypendium przyznawane w ramach programu LLP/Erasmus stanowi formę dofinansowania studiów zagranicznych zgodnie z zasadami określonymi w dokumencie Lifelong Learning Programme 2007-2013, Guide for Applicants.


§ 2
1. Zakwalifikowanie studenta/doktoranta do wyjazdu na stypendium w ramach Programu LLP/Erasmus odbywa się w drodze rekrutacji.
2. Rekrutację przeprowadzają:
a) Uczelniany Koordynator Programu LLP/Erasmus na Uniwersytecie Papieskim Jana Pawła II w Krakowie
b) Komisja Rekrutacyjna, w skład której wchodzą: po jednym koordynatorze Programu z każdego Wydziału oraz przedstawiciel studentów wskazany przez Samorząd Studentów UPJPII.
3. O terminach prowadzenia procesu rekrutacji studenci UPJPII są informowani przez Uczelnianego Koordynatora Programu LLP/Erasmus. Informacja zostanie ogłoszona na stronie internetowej uczelni.


§ 3
1. Rekrutacja odbywa się w dwóch etapach.
2. Pierwszy etap rekrutacji ma charakter otwarty, tj. może do niego przystąpić każdy student i doktorant wszystkich kierunków prowadzonych w UPJPII pod warunkiem, iż:
a) jest obywatelem kraju uprawnionego do udziału w programie Erasmus (w Polsce - na podstawie Art. 43 pkt.2 ustawy Prawo o szkolnictwie wyższym, osobami uprawnionymi do korzystania z oferty Erasmusa na zasadach obowiązujących obywateli polskich, są: „ cudzoziemcy, którym udzielono zezwolenia na osiedlenie się; posiadacze ważnej Karty Polaka; cudzoziemcy posiadający status uchodźcy nadany w Rzeczypospolitej Polskiej; cudzoziemcy korzystający z ochrony czasowej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej; (…) cudzoziemcy, którym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej udzielono zezwolenia na pobyt rezydenta długoterminowego Wspólnot Europejskich; cudzoziemcy, którym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej udzielono zezwolenia na zamieszkanie na czas oznaczony w związku z okolicznością, o której mowa w art. 53 ust. 1 pkt 7, 13 i 14 ustawy z dnia 13 czerwca 2003 r. o cudzoziemcach (Dz. U. Nr 128, poz. 1175, z późn. zm.1); cudzoziemcy, którym udzielono ochrony uzupełniającej na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej”),
b) do tej pory nie uczestniczył w programie LLP/Erasmus (również w innych uczelniach),
c) do momentu wyjazdu na stypendium ukończył pierwszy rok studiów,
d) jego średnia ocen z rocznego okresu poprzedzającego wyjazd (dwa semestry) nie jest niższa niż 4,0,
e) nie przebywa na urlopie semestralnym lub rocznym oraz nie korzysta z przerwy w studiach,
f) uzyskał wszystkie zaliczenia i złożył egzaminy wymagane programem studiów, obowiązujące do czasu przystąpienia do rekrutacji.
3. W wyjątkowych przypadkach decyzję indywidualną podejmuje Prorektor ds. nauki, rozwoju i współpracy międzynarodowej.
4. W pierwszym etapie rekrutacji student/doktorant ma obowiązek przedłożyć Uczelnianemu Koordynatorowi Programu LLP/Erasmus w UPJPII następujące dokumenty:
a) wypełniony formularz rekrutacyjny,
b) życiorys,
c) zaświadczenie o średniej ocen,
d) zaświadczenie potwierdzające przynajmniej dobrą znajomość odpowiedniego języka obcego
e) opinię promotora pracy lub opiekuna naukowego
5. Do dokumentów wskazanych wyżej student może dołączyć również wszelkie listy rekomendacyjne, potwierdzające jego naukową i organizacyjną aktywność, sygnowane przez władze Uczelni, Wydziału, pracowników naukowo-dydaktycznych, przedstawicieli organizacji politycznych, społecznych, ekonomicznych, kulturalnych etc.
6. Dokumenty składa się w wyznaczonym terminie u Uczelnianego Koordynatora Programu LLP/Erasmus.


§ 4
1. Studenci i doktoranci, których kwalifikacje na wyjazd zagraniczny, na podstawie dokumentów złożonych w pierwszym etapie rekrutacji, zostaną pozytywnie zweryfikowane przez Uczelnianego Koordynatora Programu LLP/Erasmus, zostają dopuszczeni do drugiego etapu rekrutacji.
2. Komisja Rekrutacyjna podejmuje decyzję o podziale dostępnych miejsc stypendialnych między studentów i doktorantów UPJPII, kierując się liczbą kandydatów z obu grup oraz kryteriami wymienionymi poniżej.

§ 5
1. Lista studentów i doktorantów dopuszczonych do drugiego etapu rekrutacji, termin tego etapu oraz ewentualne informacje dodatkowe zostają podane do wiadomości w stosownym komunikacie Uczelnianego Koordynatora Programu LLP/Erasmus, umieszczonym na stronie internetowej UPJPII.
2. Nie przystąpienie do drugiego etapu rekrutacji oznacza rezygnację z ubiegania się o stypendium zagraniczne.
3. Drugi etap rekrutacji ma postać rozmowy kwalifikacyjnej przeprowadzonej przez Komisję Rekrutacyjną.
4. Studenci/doktoranci kwalifikowani są na wyjazd zagraniczny na podstawie:
a) średniej ocen uzyskanej w trakcie studiów, która stanowi 70% noty końcowej;
b) oceny uzyskanej w trakcie rozmowy kwalifikacyjnej, która stanowi 30% noty końcowej;
c) negatywny wynik rozmowy kwalifikacyjnej uniemożliwia wyjazd w ramach programu LLP/Erasmus.
5. W wypadku uzyskania takich samych wyników przez więcej niż jednego studenta/doktoranta, do wyjazdu kwalifikowany jest kolejno student/doktorant:
a) starszego roku studiów,
b) posiadający wyższą średnią ocen uzyskanych w trakcie studiów,
c) o wyższej kompetencji językowej.
6. W trakcie rozmowy kwalifikacyjnej, w porozumieniu ze studentem/doktorantem, uzgadniana jest decyzja w sprawie wyboru miejsca ewentualnego wyjazdu.
7. Lista studentów i doktorantów zakwalifikowanych na wyjazdy zagraniczne będzie podana do publicznej wiadomości nie później niż dwa dni po terminie drugiego etapu rekrutacji.
8. Decyzja Komisji Rekrutacyjnej jest ostateczna.

§ 6
1. Studenci i doktoranci zakwalifikowani na wyjazd zagraniczny, mają obowiązek uczestniczenia w zebraniu zorganizowanym przez Uczelnianego Koordynatora Programu LLP/Erasmus, na którym zostaną szczegółowo zapoznani z wymogami studiowania na poszczególnych uczelniach zagranicznych oraz innymi kwestiami organizacyjnymi.
2. Wypłata stypendiów krajowych (stypendium socjalne, stypendium za wyniki w nauce i inne), do których student /doktorant nabył prawo przed wyjazdem na stypendium Erasmus, będzie kontynuowana w czasie studiów zagranicznych.

§ 7
1. Każdy student/doktorant zakwalifikowany do uczestnictwa w Programie LLP/Erasmus przed upływem okresu dwóch semestrów od daty zakończenia stypendium ma obowiązek zaliczenia przedmiotów wynikających ze standardów kierunku, na którym studiuje.
2. Student/doktorant zakwalifikowany do wyjazdu na uczelnię zagraniczną, ma obowiązek do dnia rozpoczęcia stypendium uzyskać wszystkie zaliczenia i złożyć egzaminy zgodne z programem studiów. W przeciwnym wypadku student/doktorant nie może wziąć udziału programie wymiany.
3. Każdy student/doktorant wyjeżdżający na stypendium Programu LLP/Erasmus ma obowiązek sporządzenia dokumentu „Porozumienie o Programie Zajęć” (Learning Agreement), który musi zostać podpisany przez trzy strony: UPJPII, uczelnię przyjmującą i studenta.
4. W czasie stypendium student powinien zdobyć 30 punktów ECTS za semestr nauki (ew. 20 punktów ECTS za jeden trymestr nauki).
5. Liczba punktów koniecznych do zaliczenia okresu pobytu studenta za granicą nie dotyczy doktorantów. Dla nich liczbę przedmiotów oraz ich rodzaj określa Wydziałowy Koordynator Programu LLP/Erasmus w porozumieniu z kierownikiem Studiów Doktoranckich.
6. Wszystkie zmiany wprowadzane do „Porozumienia o Programie Zajęć” wymagają pisemnej akceptacji wszystkich stron. Wprowadzenie ewentualnych zmian powinno być zakończone w ciągu 1 miesiąca od przyjazdu studenta do uczelni przyjmującej.
7. UPJPII zobowiązuje się do sporządzenia „Potwierdzenia Uznania Zaliczeń” (Recognition Sheet), zgodnie z wymogami Programu LLP/Erasmus.
8. W trakcie pobytu w ośrodku goszczącym student/doktorant może ubiegać się o modyfikację realizowanego za granicą programu studiów i uwzględnienie uzyskanych tam punktów ECTS (Changes to Learning Agreement). Decyzje w tej sprawie podejmuje właściwy Koordynator Wydziałowy po uzyskaniu opinii Uczelnianego Koordynatora Programu LLP/Erasmus.

§ 8
1. Pobyt studenta/doktoranta za granicą może trwać: minimalnie trzy miesiące a maksymalnie 12 miesięcy, przy czym UPJPII kwalifikuje wszystkich studentów/doktorantów na okres jednego semestru (w zależności od uczelni partnerskiej: 4 do 6 miesięcy).
2. Zakwalifikowany na stypendium student/doktorant ma prawo do ubiegania się o Indywidualną Organizację Studiów na czas pobytu w uczelni partnerskiej.
3. Studenci/doktoranci rozpoczynający stypendium w semestrze zimowym mogą ubiegać się o przedłużenie stypendium na semestr letni. Student/doktorant może ubiegać się o przedłużenie stypendium o okres 1 semestru, jeśli uzasadniają to szczególne względy naukowe i dydaktyczne. Przedłużenie stypendium nie może wykroczyć poza dany rok akademicki, tzn. stypendium, które rozpoczęło się w semestrze letnim jednego roku akademickiego nie może być kontynuowane w semestrze zimowym następnego roku.
4. Student/doktorant ubiegający się o przedłużenie stypendium ma obowiązek przedłożyć Koordynatorowi Programu LLP/ Erasmus następujące dokumenty:
a) podanie do dziekana macierzystego kierunku zawierające prośbę o przedłużenie stypendium,
b) zgodę na przedłużenie stypendium wydaną przez odpowiednie władze ośrodka goszczącego,
c) propozycję programu studiów w ośrodku zagranicznym (zmiany w dokumencie „Porozumienie o Programie Zajęć”),
d) opinię promotora pracy.
5. Decyzję w sprawie przedłużenia stypendium podejmuje dziekan właściwego kierunku po uzyskaniu opinii Uczelnianego Koordynatora Programu LLP/Erasmus.
6. Otrzymanie zgody na przedłużenie stypendium na kolejny semestr nie jest jednoznaczne z zachowaniem grantu pieniężnego, który może zostać przyznany na kolejny semestr w zależności od ilości środków finansowych przyznanych UPJPII przez Narodową Agencję Programu LLP/Erasmus. Student po otrzymaniu zgody na przedłużenie stypendium podczas studiów za granicą zachowuje status studenta Erasmusa.


§ 9
1.W celu sfinalizowania wyjazdu student/doktorant (we własnym zakresie) zobowiązany jest do:
a) podpisania umowy „student/doktorant – UPJPII”, która reguluje szczegółowo prawa i obowiązki stron związane z przygotowaniem, realizacją, zaliczaniem i rozliczaniem studiów zagranicznych;
b) zgłoszenia przyjazdu w uczelni zagranicznej – wypełnienia formularza aplikacyjnego uczelni partnerskiej;
c) zapoznania się z instrukcjami Programu Erasmus obowiązującymi na uczelni partnerskiej;
d) uregulowania spraw związanych z ubezpieczeniem, leczeniem za granicą, przekraczaniem granicy oraz legalizacją pobytu;
e) zorganizowania sobie zakwaterowania na czas pobytu na stypendium.
2. Przekazanie stypendium studentowi/doktorantowi może nastąpić tylko pod warunkiem zaakceptowania przez studenta/doktoranta wszystkich warunków umowy.
3. Formą przekazania stypendium jest przelew bankowy.
4. Powyższe zasady odnoszą się odpowiednio do studenta przedłużającego stypendium bez otrzymania grantu pieniężnego.
5. Po otrzymaniu zgody na przedłużenie stypendium na kolejny semestr student/doktorant zobowiązany jest do podpisania aneksu do umowy z UPJPII.


§10
1. Jeśli student/doktorant podczas pobytu na stypendium zaliczył zajęcia ustalone w „Porozumieniu o Programie Zajęć” (Learning Agreement) może skrócić pobyt za granicą. Skrócenie pobytu może jednak wiązać się z koniecznością zwrotu części przyznanych środków finansowych zgodnie z zasadami Programu LLP/Erasmus.
2. Zwrot stypendium nie będzie wymagany od studenta/doktoranta w przypadku zaistnienia okoliczności określonej jako „zdarzenie losowe.
3. Aby móc zakwalifikować dany przypadek do kategorii „zdarzenie losowe” konieczne jest uzyskanie pisemnej zgody Narodowej Agencji Programu LLP/Erasmus – (Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji).
4. Student/doktorant, który rezygnuje z wyjazdu, powinien pisemnie poinformować o tym (z podaniem przyczyn) Uczelnianego Koordynatora Programu LLP/Erasmus oraz Koordynatora Wydziałowego najpóźniej na 30 dni przed dniem upływu terminu złożenia aplikacji w zagranicznej uczelni partnerskiej.
5. Naruszenie powyższego wymogu ze strony studenta/doktoranta powoduje utratę możliwości ponownego ubiegania się przez tę osobę z wyjazdu w ramach Programu LLP/Erasmus realizowanego przez UPJPII .
6. Konsekwencje naruszenia przez studenta/doktoranta obowiązków określonych w p. 4 § 10 nie będą zastosowane w przypadku zaistnienia okoliczności od kandydata niezależnych (zdarzenia losowe). W tym przypadku konieczne jest uzyskanie pisemnej zgody na odstąpienie od zastosowania skutków naruszenia przewidzianych w p. 4 § 10 od Uczelnianego Koordynatora Programu LLP/Erasmus.


§11
1. Okres studiów odbytych za granicą w ramach Programu LLP/Erasmus uznawany jest za integralną część studiów w UPJPII.
2. Gwarancją uznania tego okresu studiów jest „Porozumienie o Programie Zajęć” (Learning Agreement) oraz „Wykaz zaliczeń” (Transcript of Records).
3. Przedmioty zaliczone za granicą (wraz z ocenami) przepisywane są studentowi na podstawie kryteriów: liczby punktów ECTS, liczby godzin zaliczonego przedmiotu, oceny i zgodnie z ustaleniami zawartymi w potwierdzeniu Uznania Zaliczeń (Recognition Sheet)..
4. Student lub doktorant odbywający stypendium zalicza semestr pod warunkiem spełnienia formalnych i merytorycznych wymogów pobytu na stypendium zagranicznym. Spełnienie wymogów stwierdza Dziekan na wniosek Uczelnianego Koordynatora Programu LLP/Erasmus. Do wniosku należy dołączyć wykaz przedmiotów zaliczonych na uczelni zagranicznej (Transcript of Records) wraz z uzyskanymi przez studenta ocenami i punktami ECTS.


§12
Po powrocie ze stypendium student/doktorant przedstawia Wydziałowemu Koordynatorowi Programu LLP/Erasmus „Porozumienie o Programie Zajęć” (Learning Agreement), „Wykaz zaliczeń” (Transcript of Records) oraz inne uzyskane w czasie pobytu certyfikaty i dokumenty. Do Uczelnianego Koordynatora Programu LLP/Erasmus student/doktorant ma obowiązek dostarczyć: „Wykaz zaliczeń” (Transcript of Records), oraz poświadczenie odbycia studiów za granicą. Student/doktorant zobowiązany jest również do wypełnienia Ankiety Stypendysty Erasmusa.


§13
Uczelniany Koordynator Programu LLP/Erasmus prowadzi dokumentację programu LLP/Erasmus. Dokumentacja ta obejmuje w szczególności:
a) kopie umów partnerskich dotyczących UPJPII
b) wykaz partnerów UPJPII
c) teczki studentów biorących udział w Programie, zawierające:
• dokumentację rekrutacyjną;
• kopię „Porozumienia o Programie Zajęć” (Learning Agreement);
• dokumentację dotyczącą przebiegu stypendium, w szczególności dotyczącą zmian w programie stypendium;
• inne dokumenty dotyczące przebiegu stypendium;
d) protokoły przebiegu postępowań rekrutacyjnych
e) dane statystyczne dotyczące przebiegu programu
f) inne dokumenty

§ 14
W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie decyzje podejmuje Prorektor ds. nauki, rozwoju i współpracy międzynarodowej po zasięgnięciu opinii Uczelnianego Koordynatora Programu LLP/Erasmus.