Zarządzanie dokumentacją współczesną (2014/15)
Sylabus
- Tytuł zajęć: Zarządzanie dokumentacją współczesną
- Rok akademicki: 2014/15 Zajęcia dostępne w ramach przedmiotu:
- - Zarządzanie dokumentacją współczesną [na kierunku:] archiwistyka, studia drugiego stopnia (magisterskie uzupełniające), stacjonarne, II rok, semestr letni [drukuj sylabus]
- [prowadzący ćwiczenia:30h/zo/2ECTS]: dr hab. Lucyna Rotter
- [prowadzący ćwiczenia:30h/zo/2ECTS]: dr hab. Lucyna Rotter
- Osoba odpowiedzialna za treść sylabusa: dr hab. Lucyna Rotter
Sylabus
Wymagania wstępne
Student posiada wiedzę teoretyczną z zakresu archiwistyki; zna terminy kancelaryjno-archiwalne, ma wiedzę z nauk pomocniczych historii.
Cele
Przedmiot przygotowuje studenta do wykonywania zawodu archiwisty i do zarządzania dokumentacją współczesną w instytucjach.
Treści kształcenia
T1. Regulacje prawne dotyczące postępowania z dokumentacją współczesną.
Omówienie podstawowych aktów prawnych regulujących postępowanie z dokumentacją. Dyskusja nad wybranymi zagadnieniami.
T2. Rodzaje dokumentacji współczesnej. Kwalifikacja archiwalna dokumentacji.
Omówienie rodzajów dokumentacji współczesnej oraz kryteriów kwalifikacji archiwalnej. Podział dokumentacji na kategorie archiwalne. Ćwiczenia z kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.
T3. System kancelaryjny bezdziennikowy, jego wpływ na rejestrację i układ dokumentacji.
Omówienie systemu kancelaryjnego bezdziennikowego oraz jego wpływu na rejestrację i układ dokumentacji. Ćwiczenia z rozpoznawania znaków pism i spraw.
T4. Zarządzanie dokumentacją w postaci papierowej i elektronicznej (ezd).
Omówienie typowego obiegu dokumentacji (w postaci papierowej lub elektronicznej) w instytucji. Dyskusja nad wybranymi problemami.
T5. Przepisy kancelaryjno-archiwalne (instrukcje kancelaryjne, jednolite rzeczowe wykazy akt, instrukcje archiwalne). Prawidłowe stosowanie wykazów akt. Rejestracja spraw w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym.
Omówienie przepisów kancelaryjno-archiwalnych na wybranych przykładach, ćwiczenia z doboru symboli klasyfikacyjnych z wykazu akt dla wybranych rodzajów dokumentacji. Ćwiczenia z rejestracji spraw.
T6. Przechowywanie dokumentacji w komórkach organizacyjnych. Porządkowanie i ewidencjonowanie dokumentacji spraw zakończonych, przekazywanie jej do archiwów zakładowych i składnic akt.
Omówienie obowiązków ciążących na pracownikach w zakresie postępowania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych instytucji oraz zadań pracowników związanych z przygotowywaniem dokumentacji do przekazania do archiwów zakładowych i składnic akt. Ćwiczenia z tego zakresu m.in. sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych. Ćwiczenia z porządkowania dokumentacji oraz prawidłowości opisu teczek rzeczowych.
T7. Przejmowanie dokumentacji do archiwów zakładowych lub składnic akt.
Omówienie kwestii związanych z przyjmowaniem dokumentacji do archiwów zakładowych lub składnicy akt oraz prawidłowym rozmieszczeniem przejętej dokumentacji. Ćwiczenia - ocenianie prawidłowości ewidencji dokumentacji
T8. Ewidencja archiwum zakładowego lub składnicy akt.
Omówienie zbiorów na ewidencję w archiwum zakładowym lub składnicy, rejestrowanie spisów w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych, ćwiczenia z tego zakresu.
T9. Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
Omówienie procedury brakowania dokumentacji, ćwiczenia z tego zakresu.
T10. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
Wymogi odnośnie porządkowania i ewidencjonowania materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwów państwowych. Ćwiczenia – sporządzanie spisu materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego.
Omówienie podstawowych aktów prawnych regulujących postępowanie z dokumentacją. Dyskusja nad wybranymi zagadnieniami.
T2. Rodzaje dokumentacji współczesnej. Kwalifikacja archiwalna dokumentacji.
Omówienie rodzajów dokumentacji współczesnej oraz kryteriów kwalifikacji archiwalnej. Podział dokumentacji na kategorie archiwalne. Ćwiczenia z kwalifikacji archiwalnej dokumentacji.
T3. System kancelaryjny bezdziennikowy, jego wpływ na rejestrację i układ dokumentacji.
Omówienie systemu kancelaryjnego bezdziennikowego oraz jego wpływu na rejestrację i układ dokumentacji. Ćwiczenia z rozpoznawania znaków pism i spraw.
T4. Zarządzanie dokumentacją w postaci papierowej i elektronicznej (ezd).
Omówienie typowego obiegu dokumentacji (w postaci papierowej lub elektronicznej) w instytucji. Dyskusja nad wybranymi problemami.
T5. Przepisy kancelaryjno-archiwalne (instrukcje kancelaryjne, jednolite rzeczowe wykazy akt, instrukcje archiwalne). Prawidłowe stosowanie wykazów akt. Rejestracja spraw w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym.
Omówienie przepisów kancelaryjno-archiwalnych na wybranych przykładach, ćwiczenia z doboru symboli klasyfikacyjnych z wykazu akt dla wybranych rodzajów dokumentacji. Ćwiczenia z rejestracji spraw.
T6. Przechowywanie dokumentacji w komórkach organizacyjnych. Porządkowanie i ewidencjonowanie dokumentacji spraw zakończonych, przekazywanie jej do archiwów zakładowych i składnic akt.
Omówienie obowiązków ciążących na pracownikach w zakresie postępowania z dokumentacją w komórkach organizacyjnych instytucji oraz zadań pracowników związanych z przygotowywaniem dokumentacji do przekazania do archiwów zakładowych i składnic akt. Ćwiczenia z tego zakresu m.in. sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych. Ćwiczenia z porządkowania dokumentacji oraz prawidłowości opisu teczek rzeczowych.
T7. Przejmowanie dokumentacji do archiwów zakładowych lub składnic akt.
Omówienie kwestii związanych z przyjmowaniem dokumentacji do archiwów zakładowych lub składnicy akt oraz prawidłowym rozmieszczeniem przejętej dokumentacji. Ćwiczenia - ocenianie prawidłowości ewidencji dokumentacji
T8. Ewidencja archiwum zakładowego lub składnicy akt.
Omówienie zbiorów na ewidencję w archiwum zakładowym lub składnicy, rejestrowanie spisów w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych, ćwiczenia z tego zakresu.
T9. Procedura brakowania dokumentacji niearchiwalnej.
Omówienie procedury brakowania dokumentacji, ćwiczenia z tego zakresu.
T10. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
Wymogi odnośnie porządkowania i ewidencjonowania materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwów państwowych. Ćwiczenia – sporządzanie spisu materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego.
Efekty kształcenia
WIEDZA:
E1 student rozpoznaje rodzaje dokumentacji, potrafi klasyfikować i kwalifikować dokumentację na podstawie wykazów akt, zna przepisy kancelaryjno-archiwalne, w tym budowę jednolitych rzeczowych wykazów akt, posiada wiedzę na temat zarządzania dokumentacją w systemie tradycyjnym i elektronicznym (ezd). Posiada wiedzę na temat ewidencjonowania i porządkowania dokumentacji. Posiada wiedzę na temat organizacji i zadań archiwów zakładowych i składnic akt (
UMIEJĘTNOŚCI:
E2 student potrafi korzystać z przepisów kancelaryjno-archiwalnych; w tym z jednolitych rzeczowych wykazów akt. Rejestruje sprawy w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym, porządkuje i ewidencjonuje dokumentację (niezależnie od jej rodzajów). Posiada umiejętność gromadzenia, zabezpieczania i udostępniania zasobu archiwalnego. Potrafi prowadzić ewidencję archiwum zakładowego lub składnicy akt oraz przeprowadzić procedurę brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Student potrafi też przygotować prawidłowy wniosek o przejęcie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.
KOMPETENCJE SPOŁECZNE:
E3 student rozumie potrzebę gromadzenia dokumentacji w celu dokumentowania działalności ludzkiej. Wykazuje poszanowanie dla standardów kancelaryjnych i archiwalnych oraz popularyzuje wiedzę na temat archiwów i archiwaliów. Jest przygotowany do wykonywania zawodu archiwisty
E1 student rozpoznaje rodzaje dokumentacji, potrafi klasyfikować i kwalifikować dokumentację na podstawie wykazów akt, zna przepisy kancelaryjno-archiwalne, w tym budowę jednolitych rzeczowych wykazów akt, posiada wiedzę na temat zarządzania dokumentacją w systemie tradycyjnym i elektronicznym (ezd). Posiada wiedzę na temat ewidencjonowania i porządkowania dokumentacji. Posiada wiedzę na temat organizacji i zadań archiwów zakładowych i składnic akt (
UMIEJĘTNOŚCI:
E2 student potrafi korzystać z przepisów kancelaryjno-archiwalnych; w tym z jednolitych rzeczowych wykazów akt. Rejestruje sprawy w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym, porządkuje i ewidencjonuje dokumentację (niezależnie od jej rodzajów). Posiada umiejętność gromadzenia, zabezpieczania i udostępniania zasobu archiwalnego. Potrafi prowadzić ewidencję archiwum zakładowego lub składnicy akt oraz przeprowadzić procedurę brakowania dokumentacji niearchiwalnej. Student potrafi też przygotować prawidłowy wniosek o przejęcie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.
KOMPETENCJE SPOŁECZNE:
E3 student rozumie potrzebę gromadzenia dokumentacji w celu dokumentowania działalności ludzkiej. Wykazuje poszanowanie dla standardów kancelaryjnych i archiwalnych oraz popularyzuje wiedzę na temat archiwów i archiwaliów. Jest przygotowany do wykonywania zawodu archiwisty
Metody dydaktyczne
M1 Pokazy multimedialne.
M2 Ćwiczenia, warsztaty, dyskusje np. z wykazu akt, rejestracji spraw w spisach spraw, sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji, sporządzania wniosków na brakowanie, sporządzania spisów materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego.
M3 po każdej skończonej partii materiału zadania praktyczne do wykonania z danego zagadnienia.
M2 Ćwiczenia, warsztaty, dyskusje np. z wykazu akt, rejestracji spraw w spisach spraw, sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych dokumentacji, sporządzania wniosków na brakowanie, sporządzania spisów materiałów archiwalnych do przekazania do archiwum państwowego.
M3 po każdej skończonej partii materiału zadania praktyczne do wykonania z danego zagadnienia.
Sposoby sprawdzania i warunki zaliczenia
Warunki zaliczenia to:
W1 aktywny udział w ćwiczeniach,
W2 oceny z prac pisemnych,
W3 frekwencja,
W4 pozytywne zaliczenie testu końcowego.
W1 aktywny udział w ćwiczeniach,
W2 oceny z prac pisemnych,
W3 frekwencja,
W4 pozytywne zaliczenie testu końcowego.
Lektury podstawowe
- Kancelaria i archiwum zakładowe, red. Z. Pustuła, Warszawa 2001
- Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. 2011 Nr 123 poz. 698 z późn. zm.)
- Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167 poz. 1375)
- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67)
- Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity Dz. U. 2011 Nr 123 poz. 698 z późn. zm.)
- Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167 poz. 1375)
- Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. Nr 14 poz. 67)
Lektury uzupełniające
- Archiwa i archiwiści. W dobie społeczeństwa informacyjnego, red. D. Nałęcz, Toruń 2002
- Archiwistyka praktyczna dla archiwistów zakładowych, red. S. Kłys, Poznań 1987
- Borodij B., Kilka uwag w sprawie współczesnych wykazów akt, [w:] Archiwista Polski, 2001, nr 1, s. 86-92
- Degen R., Archiwum uniwersytetu – rola i zadania w zarządzaniu dokumentacją szkoły wyższej, [w:] Archiwista Polski, 2002 nr 4, s. 25-32
- Degen R., Garść uwag na temat selekcji w Polsce, [w:] Toruńskie konfrontacje archiwalne, t. I: Archiwistyka na uniwersytetach, red. W. Chorążyczewski i A. Rosa, Toruń 2009, s. 133-143
- Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych, red. nauk. G. Szpor, Warszawa 2013
- Grygier T., Problemy regulacji prawnej archiwistyki, [w:] Archiwa, Biblioteki i Muzea Kościelne, t. 59, Lublin 1990, s. 5-163
- Michalska M., Poradnik archiwizacji dokumentacji, Gdańsk 2004
- Robótka H., Co o wykazach akt wiedzieć należy, [w:] cz. I – Archiwista Polski, 2005, nr 1 s. 69-82; cz. II – Archiwista Polski, 2005 nr 2, s. 67-78
- Robótka H., Współczesna biurowość: zagadnienia ogólne, Toruń 2010
- Rosowska E., Norma ISO 15489 regulująca zarządzanie dokumentacją, [w:] Archeion, t. CVII, 2004, s. 237-244
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 roku w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206 poz. 1517)
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 roku w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206 poz. 1518)
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 roku w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 206 poz. 1519)
- Vademecum kancelaryjno-archiwalne, red. K. Stryjkowski, Poznań 2001
- Archiwistyka praktyczna dla archiwistów zakładowych, red. S. Kłys, Poznań 1987
- Borodij B., Kilka uwag w sprawie współczesnych wykazów akt, [w:] Archiwista Polski, 2001, nr 1, s. 86-92
- Degen R., Archiwum uniwersytetu – rola i zadania w zarządzaniu dokumentacją szkoły wyższej, [w:] Archiwista Polski, 2002 nr 4, s. 25-32
- Degen R., Garść uwag na temat selekcji w Polsce, [w:] Toruńskie konfrontacje archiwalne, t. I: Archiwistyka na uniwersytetach, red. W. Chorążyczewski i A. Rosa, Toruń 2009, s. 133-143
- Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych, red. nauk. G. Szpor, Warszawa 2013
- Grygier T., Problemy regulacji prawnej archiwistyki, [w:] Archiwa, Biblioteki i Muzea Kościelne, t. 59, Lublin 1990, s. 5-163
- Michalska M., Poradnik archiwizacji dokumentacji, Gdańsk 2004
- Robótka H., Co o wykazach akt wiedzieć należy, [w:] cz. I – Archiwista Polski, 2005, nr 1 s. 69-82; cz. II – Archiwista Polski, 2005 nr 2, s. 67-78
- Robótka H., Współczesna biurowość: zagadnienia ogólne, Toruń 2010
- Rosowska E., Norma ISO 15489 regulująca zarządzanie dokumentacją, [w:] Archeion, t. CVII, 2004, s. 237-244
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 roku w sprawie niezbędnych elementów struktury dokumentów elektronicznych (Dz. U. Nr 206 poz. 1517)
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 30 października 2006 roku w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z dokumentami elektronicznymi (Dz. U. Nr 206 poz. 1518)
- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 2 listopada 2006 roku w sprawie wymagań technicznych formatów zapisu i informatycznych nośników danych, na których utrwalono materiały archiwalne przekazywane do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 206 poz. 1519)
- Vademecum kancelaryjno-archiwalne, red. K. Stryjkowski, Poznań 2001
Uwagi
brak.